Planerar du ett evenemang? Vare sig det handlar om en privat evenemang med familj och vänner, liten nätverksmöte för småföretagare eller en storskalig välgörenhetsgala finns det många saker att tänka på!
I den här detaljerade guiden går vi igenom varje steg i evenemangsplaneringsprocessen. Du får en bra bild vad du behöver göra flera månader i förväg och vad du behöver göra under dagarna före evenemanget. Vi tar upp allt från att välja datum och plats, till att skapa en evenemangsbudget, marknadsföra ditt evenemang, skicka ut inbjudningar, ordna god mat och dekorera ditt utrymme.
Genom att följa vår guide kan du planera ett lyckat evenemang som kommer att lämna dina gäster imponerade och utan några oförväntade överraskningar för dig i sista minuten!
Så, låt oss börja.
Innehållsförteckning
Välj datum
Det första steget i planeringen av ditt evenemang är att välja ett datum. Det kan tyckas vara en enkel uppgift, men det finns faktiskt en hel del saker att tänka på när man väljer datum för sitt evenemang. Du måste tänka på vilken tid på året, vilken veckodag och till och med vilken tid på dygnet som skulle fungera bäst för ditt evenemang. Om du till exempel planerar en julfest vill du undvika datum som strider mot andra stora helgdagar. Du vill också se till att du ger dig själv tillräckligt med tid för att planera och marknadsföra eller informera om din evenemang. När du väl har valt ett datum kan du gå vidare med att hitta den perfekta lokalen!
Välj plats
När du väljer en plats för ditt evenemang är det viktigt att tänka på hur stort evenemanget är, vilken typ av evenemang det är och vilken atmosfär du vill skapa. Om du till exempel planerar ett litet nätverksmöte vill du ha en lokal som rymmer 20-30 personer. Är det ett bröllop så vill du förmodligen ha många fler personer närvarande som är både familj, vänner och kanske till och med vissa kollegor.Om du däremot ska anordna en stor välgörenhetsgala behöver du en mycket större lokal med plats för hundratals eller till och med tusentals personer.
När du bokat in en lokal så se till att få skriftligt allt viktigt information om hyrningen av lokalen, vilket ansvar du har, vad lokalen själva inkluderar i priset och vad som kostar extra. Tänk att du måste veta om ni får tillgång till hela lokalen och om det är något mer som t.ex. parkering, från vilken tid får ni tillgång, hur länge och till vem du ska ringa om något skulle behövas. En annan sak att tänka på är om din lokal erbjuder catering eller inte. Om den inte gör det måste du hitta en cateringfirma som kan tillhandahålla mat till dina gäster.
Räkna ut din budget
När du väl har valt ett datum och hittat den perfekta lokalen är det dags att börja tänka på din budget! Den summa pengar du har att spendera kommer att bestämma vilken typ av evenemang du kan anordna, vilken mat och dryck du kan servera och vilka dekorationer du kan använda. Det är viktigt att vara realistisk när det gäller vad du har råd med och att skapa en budget som täcker alla dina evenemangskostnader.
Marknadsför och informera
Nu när du har bestämt datum, plats och budget är det dags att börja tänka på att marknadsföra ditt evenemang eller informera om den! Du vill börja marknadsföra ditt evenemang så tidigt som möjligt så att folk hinner markera det i sina kalendrar. Det finns många olika sätt att marknadsföra ett evenemang, från reklam på nätet till tryckta inbjudningar. För att informera om evenemang som t.ex. bröllop, födelsedagar, julbord så finns också flera alternativ digitalt och fysiskt. Välj de metoder som fungerar bäst för ditt evenemang och din målgrupp.
Glöm inte att inkludera viktigt information i inbjudningar så att du underlättar för dig och dina gäster. Om du inte gör det så riskerar du att få massa meddelanden dagen innan eller samma dag som evenemangen sker. Exempel på några väldigt viktiga saker att inkludera är datum och tid när den börjar, var evenemangen kommer vara (adress), hur hittar man till lokalen med bil och kommunaltrafik. Nämn gärna även om det finns parkering och om den kostar.
Planera detaljer så som mat, dekorering och underhåll
När dina gäster vet om evenemanget är det dags att börja planera detaljerna! Detta inkluderar allt från mat och dryck till dekorationer och underhållning. Det är en bra idé att börja planera detta tidigt, särskilt om du samarbetar med en cateringfirma eller andra tjänsteleverantörer. På så sätt kan du se till att allt är perfekt på evenemangets dag. Glöm inte att informera alla tjänsteleverantörer senast när de ska befinna sig där och hur de hittar dit.
Bekräfta att allting är enligt planer
7-14 dagar före evenemanget bör du bekräfta arrangemang med tjänsteleverantörer att allting är enligt planerna och inkludera gärna information igen om när de bör befinna sig där och hur de når dig snabbt om det skulle hända något oplanerat.
Ha det trevligt
Äntligen har dagen för ditt evenemang kommit! Se till att du anländer i god tid långt före dina gäster. Du har då tid för att säkra att alla förberedelser är gjorda och att allt är på plats men också så att du kan hälsa på gästerna och visa dem runt.
Ha det trevligt och slappna av; dina gäster kommer att bli imponerade av hur organiserad och professionell du har varit!
Lycka till !
Behöver du hjälp med catering för din evenemang. Skicka in en förfrågan till oss på Fifis Catering och vi kommer ta fram en kostnadsfri offert för dig.